多年来我公司每年接待大小会议及各种培训几十个，确保服务质量，价格合理，均受到组织者的一致好评，以下为单个会议接待操作样本：
协 议 书（样本）
甲方：北京冠德医药信息咨询有限公司 （以下简称为甲方）
乙方：中国康辉苏州国际旅行社有限公司 （以下简称为乙方）
甲、乙双方经友好协商，甲方指定乙方为“MEDMED”此次会务的服务商，并达成以下协议：
第一条 定义
会务服务：指乙方为甲方提供配套服务事宜，包括会议用房、会议用餐，会议旅游，会议交通、租用会场，会议茶歇等由甲方指定的委托服务项目。
第二条 双方责任
一、 甲方的责任与义务
1、甲方根据“MEDMED”的背景和特征向乙方提供会议的基本情况。
2、在10月7日前将接机情况明细通报给乙方。
3、在9月27日前入住人员的房间数通报给乙方。
4、甲方有权监督乙方会议接待服务及合作范围内项目的质量。
二、乙方的责任与义务
1、提供甲方委托所有活动的费用报价，经双方确认，于合同签定之日起生效。
2、根据甲方提供的代表抵达时间及航班，认真做好接机工作。
3、做好与会代表的住宿服务工作，预留10%空房作为备用。
4、为甲方推荐信誉、质量较好的餐饮场所。
5、安排人员在酒店协助做好退房等一系列工作。
第三条 费用结算
1、本协议签定之日起，各种报价视为确认，具体文件：见附件（1）、甲方需在10月7日前预付人民币2万元作为预付款。
2、其它费用需在会议结束10月12日前由甲方以汇票形式一次性付清，同时乙方提供此次会议费用全部金额的正式发票。
第四条 陈述与保证
1、双方保证其具有签订和履行本合同的权利和能力。
2、乙方保证向甲方提供各种服务的准确性和、及时性、合法性、真实性，因乙方提供的服务发生差错，所造成的经济损失由乙方负责解决及赔偿。
3、由甲方预定委托乙方承办的服务项目，如有变化需提前一周通知乙方，以后发生的变动如产生经济纠纷则由甲方负责。
第五条 期限及违约责任
1、任何一方由于不可抗力（“不可抗力”是指本协议双方无法控制，不可预见、无法避免的事件）导至不能履行，不能完全履行本协议，受不可抗力影响部份不承担违约责任（但法律另有规定的除外）。
2、本协议有效期：自协议签订之日起至会议活动，费用清算结束时自动废止。
第六条 争议解决和适用法律
1、就本协议内容或在执行时发生争执，双方应进行友好协商，协商不成时，任何一方均可通过法律截定。
2、本协议的订立，行和解释及争议的解决均应适用中国法律。
第七条 其它
1、其它未尽事宜，由双方协商解决。
2、本协议一式二份，双方各执一份，具有同等法律效力。
3、本协议的注解、附件、补充协议为本协议组成部份，与本协议具有同等法律效力。
4、甲乙双方联系方式发生变化，应即时通知双方。
5、本协议自双方签署盖章之日起生效（本文以下无正文）
甲方：北京冠德医药信息咨询有限公司 乙方：中国康辉苏州国际旅行社有限公司
甲方代表（签字盖章） 乙方代表（签字盖章）
2008年9月 日 2008年9月 日
公司帐号：
名称：中国康辉苏州国际旅行社有限公司
帐号：325601000010061003461
开户行：交通银行苏州分行沧浪支行
北京MEDMED委托苏州康辉旅行社的工作及报价（附件1）
一、 接机车辆的安排
二、 （接机车辆）
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用车型号
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虹桥
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浦东
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无锡
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帕萨特
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400元/辆
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500元/辆
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350元/辆
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君威5座
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500元/辆
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600元/辆
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400元/辆
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别克商务7座
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700元/辆
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800元/辆
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600元/辆
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都灵16座
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750元/辆
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850元/辆
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650元/辆
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柯斯达22座
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1000元/辆
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1200元/辆
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900元/辆
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金龙33座
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850元/辆
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950元/辆
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750元/辆
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金龙45座
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1150元/辆
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1250元/辆
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950元/辆
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金龙53座
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1300元/辆
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1500元/辆
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1150元/辆
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所有司机要求：素质高，不说脏话，着装整洁，普通话清楚（可以）
接机人员的费用： （200元/人趟）
从虹桥机场到苏州南园宾馆的车程时间（1。5——2小时）
从浦东机场到苏州南园宾馆的车程时间（2。5——3小时）
从无锡机场到苏州南园宾馆的车程时间（1——1。5小时）
1、 上海虹桥机场 2人（专业接机人员）（可以）
2、 上海浦东机场 1人（看具体是否需要）（可以）
3、 无锡机场现只有1趟航班，可否让司机举着接机牌自已接机（派一人接）
4、 南园酒店10日入住签到处需要1名女的工作人员，一定要勤快、灵敏（可以）
三、 酒店住宿的房间
入住时间：2008年10月10日 ——10月12日 南园宾馆双标间60-70间，备10间双标间，5间大床房，备出2间大床房 费用明细（单间含单早、双标含双早） （统一价660元/间）
1、 具体的房间数量10月7日中午之前提供（可以）
2、 酒店的房卡什么时候能拿到（10号上午）
3、 酒店的房卡是否需要收押金（我公司交）
4、 所有房间的迷你吧关闭 （有困难它是开放型的）
5、 VIP的房间打开签单权，具体房号10日当天告知（可以）
6、 房间网费是不是免费的（可以）
7、 12日退房时间请与酒店沟通在14：00之前（可以）
8、 需要酒店做餐券（10日晚餐餐券，会议名称标题“中国盆腔炎诊治规范推广启动会”，标注用餐时间几点到几点，标注用餐地点），用餐人数9日提供（可以）
9、 酒店大堂摆放签到台，需要打印机、白纸、电源，免费提供（可以）
10、 早餐用餐时间及地点（可以）
四、 酒店会议室
会议时间：2008年10月11日 会议主题：中国盆腔炎诊治规范推广启动会 地点：苏州维景国际大酒店会议室的面积是500平米，顶高7米，长30m、宽13.4m..会议主背景板尺寸是13.4×7.8m，条幅的尺寸是0.9×7m，
1、搭建时间，需要你主与酒店沟通，因此次会议搭建物品很多，尽量申请时间宽裕些！会场搭建与会场酒店谁联系，最好是酒店销售人员，这样比较方便（可以）
2、 会场摆桌形式：10月7日中午之前与您确认（可以）
3、 茶歇按着会议一半人数定（可以）
4、 会议室：需酒店矿泉水，摆放会议资料，讲台、4人座的主席台，舞台（可以）
5、 会议室门口摆放8人桌签到台（可以）
6、 会议室需提供讲台1个台麦、主席台2个台麦和2个无线麦、会场内再提供2个无线麦（可以）
7、 激光笔2个（可以）
8、 会场外签到及入住签到、主席台、讲台需酒店提供免费台花（可以）
茶歇50元/人
租赁的费用是8000元/场
租用2台同一品牌5000流明的头影仪及两块150寸的幕布500元/场
1、 幕布必须150寸
2、 投影仪问题，有两个解决方案，一是9日到苏州后先去会场试一下3000流明投影仪，如没有问题就用3000流明的，如不清楚，就换成4800流明投影仪，请先备好所有方案。（可以）
五、 旅游地点
苏州博物馆（免费）狮子林（门票30元/张）导游的费用（150元/天）每车一导游。
1、 旅游人数及车辆安排需在10日提供最终数量（最好早点）
2、 旅游期间不许进店（可以）
3、 导游不许引导客人购物，导游素质一定要高，需要专业的导游，而且10日要提前面试，导游性别不限（可以）
4、 车内是否可以免费提供矿泉水及湿巾（可以）
六、 旅游车辆
金龙53座大巴车4辆，备1辆，从南园宾馆到旅游地点（苏州博物馆、狮子林），从旅游地（苏州博物馆、狮子林）点到中午用餐的地方（松鹤楼），从用餐地（松鹤楼）到达苏州维景国际大酒店，从苏州维景国际大酒店到珍宝舫用晚宴，从珍宝舫到南园宾馆。 （1200元/辆 ）
七、文艺演出
由苏州华乐文化传播有限公司制作
1、琵琶弹唱、2、昆剧表演唱、3、新民乐表演（演出时间1小时左右）
(7000元/场)
八、珍宝舫的大闸蟹要一公一母，每只必须超过4两
1、11日午餐地点：松鹤楼（请在10月7日上午10：00之前提供两款价格菜单）（下午）
2、11日晚餐地点：珍宝舫（请在10月7日上午10：00之前提供两款价格菜单，关于大闸蟹的问题请着重说明）
3、请提供其它两家晚餐地点的菜单
九、其它费用按具体发生再定
关于前期没有与您沟通过，所以有些问题也许您解答过，因同事生病无法跟进此项，以上这些问题麻烦您再次与我确认！所有细节咱们都要过一遍，耽误您的宝贵时间，十分抱歉，感谢您对我工作的支持！以上有几个问题请您尽快回复，上午我要与客户确认所有细节问题，谢谢！
苏州康辉国际旅行社
注：1、11日晚餐地点：珍宝舫（都是包箱无发演出）。建议：1、水产饭店同样是船可包一层可容纳190人左右。2、最好的地方是阳澄湖农庄也在湖边，地方大还有舞台，可容纳250人的大厅，请速确定以便我方预定，正是吃大闸蟹的季节，餐位紧张。
2、大闸蟹公的4两、母的3。5两是陪对买的，再大的母蟹就少了都要提前预订的。